Mercoledì, 15 Ottobre 2014 19:25

Otto consigli efficaci per gestire il tuo tempo

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Ci sono buone probabilità che, in diverse circostanze della tua vita, ti sia ritrovato completamente perso tra i mille appuntamenti inderogabili, le scadenze e l'incrocio tra gli impegni professionali e quelli privati, in un turbinio apparentemente ingestibile nelle 24 ore (teoriche!) a tua disposizione. Forse sai che ci sono dei metodi, dei software e dei corsi per imparare a gestire il proprio tempo, tuttavia, non è sempre così facile applicare quanto ci viene insegnato. Ricordo di avere usato per 2 o 3 anni l'agenda della Time Manager International, una compagnia Danese che organizzava anche dei corsi molto simpatici per imparare ad utilizzarli, ma, diciamocela tutta, se non fosse stata

l'azienda per cui lavoravo ad investire quelle risorse, non penso di avere avuto mai la possibilità di pagarmi una simile formazione in autonomia.


E poi, ad onor del vero, era di certo un ottimo sistema (usando una espressione a me cara) per "mangiare l'elefante a pezzettini" cioé gestire obiettivi complessi in un adeguato spazio temporale, ma non aiutava gran che nel gestirsi l'agenda giornaliera, fatta eccezione per quanto riguardava la focalizzazione costante sulle questioni quotidianamente più dirimenti.


Leggiamo ora una nota riportata da Dan S. Kennedy in una simpatica recensione sul suo libro La gestione del tempo per gli imprenditori: «Prima di poter anche solo iniziare a gestire il tempo, devi almeno sapere che ora è.» Mi è piaciuta tantissimo questa affermazione! E poi continua così: «Un dizionario definisce il tempo come "il momento o il periodo in cui si verificano le cose" . In parole povere sarebbe come dire che il tempo è "quando succede qualcosa"!


Mi sono prima chiesto quale fosse il dizionario su cui ha trovato queste indicazioni ma poi ho cercato anch'io ed in effetti diceva la stessa cosa: "successione illimitata di istanti in cui si svolgono gli eventi e le variazioni delle cose". Che dire? Mi piace molto l'idea che se non accade nulla è come dire che il tempo non passa! Interessante. Beh, poi lui continua con una riflessione sullo scorrere del tempo asserendo che ci sono due tipi di tempo, quello indicato da un orologio e quello reale!


Proviamo a ripercorrerne il ragionamento: un orologio indica che ci sono 60 secondi in un minuto, 60 minuti in un'ora, 24 ore in un giorno e con l'ausilio di un calendario potremmo riconoscere l'esistenza di 365 giorni in un anno. Tutto il tempo, stando a questi strumenti, passa in modo uguale. Quando qualcuno compie 50 anni, sono esattamente 50 anni, né più né meno.


Ma che dire di come percepiamo lo scorrere di quel tempo? Nel tempo reale tutto sembra essere relativo. Alle volte il tempo vola e ti trascina, altre volte non passa mai. Due ore in ufficio postale possono sentirsi come se passassero 12 anni. Ma poi i nostri bambini di 12 anni sembrano essere cresciuti in solo due ore!


Anche con l'età notiamo delle differenze. Da giovani, il tempo sembra non passare mentre si fanno tante cose. Da adulti pare che il tempo invece non basti mai anche per pochi impegni. Che ci sia qualche correlazione di tutte queste cose con il fatto che non riusciamo a gestire la nostra agenda?
Aggiungiamo l'elemento chiave a questo ragionamento: l'emotività. Se vado a teatro e lo spettacolo mi annoia, il tempo diventa infinito. Semplicemente perché non vorrei essere lì. Se vado ad una cena e mi interesso ai racconti degli amici, scoprirò che è mezzanotte perché il primo dirà: «amici, devo andare, domani mi alzo presto». E tutti commenteranno che la serata è volata via. Si stava bene insieme. Quel tempo avrebbe potuto durare un giorno intero e non sarebbe pesato affatto.


Allora, eccoci al paradosso: se il tempo, quello dell'orologio è così preciso da risultare irreale, il tempo reale, cioè quello che percepiamo, è invece frutto di una nostra percezione o di uno stato d'animo. In sostanza, è un idea della nostra mente (ed anche un po' del cuore). E allora, per gestire il tempo, dobbiamo iniziare a considerarne la dimensione emotiva e l'idea che del tempo stesso ci andiamo facendo, in relazione al compito che dobbiamo programmare o schedulare.


Ci converrà allora iniziare a rimuovere gli elementi ansiogeni, come il ripetersi frequentemente: «non ho tempo»; oppure: «non mi basta»; o ancora: «proprio oggi!» Tali frasi non farebbero altro che allungare il tempo necessario, praticamente avverandosi! Converrà piuttosto destinare tempo alle cose non in funzione di quanto sarebbe appropriato spenderne, ma di quanto "realisticamente" ce ne vorrà. Tanto, c'è poco da fare, se -ad esempio- scrivere un documento ci pesa, non sarà l'avergli assegnato quel tempo che ci farà essere puntuali. A meno di non mettere il punto allo scadere delle due ore che ci siamo dati indipendentemente dalla qualità di quanto abbiamo scritto.


In linea di massima, col trascorrere del tempo puoi pensare, parlare o agire. Il tuo lavoro, infatti, ruoterà essenzialmente intorno a questi tre elementi. E allora, la preoccupazione numero uno di un buon manager o di un imprenditore è eliminare i cosiddetti "time suckers", saccheggiatori di tempo o succhiatempo. Non si tratta necessariamente di persone che distraggono, ma di tutte quelle attività che, in relazione al tempo che portano via, abbassano significativamente il tasso di produttività della nostra giornata. È ovvio che per fare questo dovrai imparare a dire qualche: "no, grazie".
Una volta che avremo migliorato la quantità di tempo a disposizione, dovremo seguire una serie di suggerimenti per valorizzarlo e renderlo più produttivo, dirimendo la stretta matassa della complessità di gestione delle nostre faccende.


Di seguito, alcune valide opzioni:

  1. Pianifica gli impegni e tieni sempre nota degli stessi in una agenda, avendo particolare cura di assegnare un orario per la fine, oltre che per l'inizio, e seguendo i criteri illustrati precedentemente. Quando si tratta di attività collettive, condividi con altri il tempo da destinargli.
  2. Stabilisci alcuni overtime; cioè, in un momento in cui rifletti sulle cose migliori per te in relazione all'uso del tempo, valuta qual è il peso ideali in cui le giornate (o le settimane) andrebbero suddivise (per esempio, 50% del tempo dai clienti, oppure 20% del tempo consumato in riunioni ecc.). Sarà difficile stare dentro i pesi, ma puoi valutare a posteriori come impieghi il tuo tempo ed in caso di forti eccezioni ti ritornerà in mente, mentre le pratichi, che forse il tempo è sufficiente;
  3. Tieni la tua programmazione flessibile. L'agenda di un manager non può essere piena a tappo! Solo qualche volta ti può riuscire di essere Mandrake, mentre è più frequente che l'agenda in settimana subisca delle variazioni. Anticipale! Lasciati degli spazi che, nel caso non servano, puoi comunque destinare ad altro o regalare a te stesso, ma in caso di bisogno ti sìconsentiranno di rimaneggiare la tua agenda senza troppe complicazioni;
  4. Dedica i primi 20 minuti di ogni giorno a pianificare nel dettaglio la tua giornata. Non iniziare a lavorare se non completi la revisione giornaliera dell'agenda. Il momento più importante della giornata è quello in cui validi il programma. È il miglior investimento che puoi fare nelle 24 ore;
  5. Dedicati tre minuti prima di ogni attività per ribadire a te stesso cosa vuoi "portarti a casa" da quell'attività o quale risultato ti farebbe sentire soddisfatto. Questo ti aiuterà a visualizzare il successo prima che accada;
  6. Procurati un cartello "Non disturbare" per quando devi assolutamente ottenere il lavoro fatto e usalo! Non c'è peggior danno dell'interrompere la concentrazione;
  7. Riduci all'osso l'uso dei social media durante le ore di lavoro. Possono risultare veramente dannosi! Oltre che portarti a sprecare tempo di lavoro per attività extra lavorative, potrebbero minare la tua stabilità emotiva rovinandoti tutta la giornata. Ci sono molti più fraintendimenti quando ci si scrive perché non possiamo accompagnare i messaggi con la mimica e l'enfasi emotiva;
  8. Accetta l'idea che i programmi possono saltare e scopri qual è il 20 per cento dei tuoi pensieri, delle tue conversazioni e delle tue attività che produce l'80 per cento dei tuoi risultati. Così facendo di fronte all'assottigliarsi del tempo non andrai in ansia e saprai su quali attività dover provare a tenere botta (resistere).

Quando la tua programmazione ha successo, lodati per un minuto, come direbbero Kenneth Blanchard e Spencer Johnson, perché produrre liste di impegni e smarcarle nei tempi previsti è un lavoro da campioni. Bravo!

 

Antonio Massari

Esperto di Learning Organization Antonio facilita processi partecipati aziendali e territoriali.
Nel terziario avanzato da circa 20 anni è formatore e consulente per il privato e per il pubblico.

Facilita grandi eventi interattivi. Tiene corsi sullo sviluppo delle competenze relazionali, creative e dell’apprendimento, formazione dei formatori.

Ha curato lo start-up di PMI. Progetta ed eroga interventi consulenziali di change management [continua a leggere]

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